1. Обхват и обща информация
Настоящата политика се прилага при посещение на уебсайта bill.bg, изпращане на запитване, създаване и използване на потребителски профил, ползване на уеб, мобилните и настолните приложения на BillBG, техническа поддръжка и други свързани услуги.
Обработваме лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 („GDPR“), Закона за защита на личните данни и другото приложимо законодателство. Следваме принципите на законосъобразност, добросъвестност, прозрачност, ограничение на целите, свеждане на данните до минимум, точност, ограничение на съхранението, цялостност и поверителност.
2. Кой е администраторът на лични данни?
Наименование:
„БИЛЛ.БГ“ ЕООД
ЕИК:
208051995
Седалище и адрес на управление:
гр. Варна 9000, р-н Младост, ж.к. Младост, бл. 109, вх. 2, ет. 4, ап. 27
Контакти:
office@bill.bg
+359 883 313 200
В тази политика използваме „BillBG“, „ние“, „нас“ и „наш“ като кратко наименование на „БИЛЛ.БГ“ ЕООД.
3. Кога BillBG е администратор и кога е обработващ?
BillBG е администратор за данните на посетителите на сайта, лицата за контакт, потребителите на профили, клиентите и потенциалните клиенти, когато определяме целите и средствата за обработване — например за регистрация, договорни отношения, фактуриране, сигурност, поддръжка и комуникация.
BillBG е обработващ лични данни, когато клиент използва платформата, за да въвежда и управлява данни за свои служители, клиенти, доставчици или други физически лица. В този случай клиентът определя целите и начина на работа с данните и обичайно е администратор, а ние действаме по негови документирани инструкции и съгласно договора за услугата и приложимото споразумение за обработване на данни.
Ако Вашите данни са въведени в BillBG от наш клиент, първо се обърнете към съответния клиент — например Вашия работодател, търговец или доставчик. При необходимост ще му съдействаме да изпълни искането Ви.
4. Какви лични данни обработваме?
Данни, които ни предоставяте
- име, служебна позиция, фирма, телефон, имейл и адрес за кореспонденция;
- данни за профил и достъп, включително потребителско име, права и настройки;
- договорни, платежни и фактурни данни, когато са необходими за сделката;
- съдържание на запитвания, кореспонденция и информация, предоставена при техническа поддръжка;
- документи, изображения и данни, които качвате за използване на функционалности като фактуриране, склад, ПОС, архивиране или автоматично разпознаване на документи.
Данни, създавани при използване на услугите
- IP адрес, дата и час на достъп, браузър, операционна система, тип устройство и технически логове;
- събития по сигурността, история на входовете, действия в профила и диагностична информация;
- информация за използван план, активирани модули, конфигурация и използване на функционалности.
Данни, обработвани по възлагане от клиент
Съдържанието, въведено от клиент в платформата, може да включва данни за негови служители, потребители, клиенти, доставчици и контрагенти, съдържащи се в договори, фактури, продажби, доставки, складови и счетоводни документи. Клиентът носи отговорност да има валидно основание и да предостави необходимата информация на засегнатите лица.
Не изискваме специални категории данни по чл. 9 GDPR за стандартното предоставяне на услугите. Моля, не въвеждайте такива данни, освен ако това е необходимо, законосъобразно и изрично уредено с нас.
5. За какви цели и на какво основание обработваме данните?
| Цел | Примерни данни | Правно основание |
|---|---|---|
| Регистрация, предоставяне и администриране на услугите | Профил, контакти, настройки, използван план | Изпълнение на договор или действия преди сключването му — чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR |
| Плащания, фактуриране и счетоводна отчетност | Договорни, платежни и фактурни данни | Договор и законово задължение — чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „в“ GDPR |
| Отговор на запитвания, демонстрации и техническа поддръжка | Име, имейл, телефон, съобщение и диагностични данни | Преддоговорни отношения, договор или легитимен интерес — чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „е“ GDPR |
| Сигурност, предотвратяване на злоупотреби и защита на правни претенции | IP адрес, логове, действия и събития по сигурността | Легитимен интерес за защита на услугите, клиентите и правата ни — чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR |
| Подобряване на надеждността и функционалностите | Техническа, агрегирана и диагностична информация | Легитимен интерес — чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR; съгласие, когато законът го изисква |
| Незадължителни маркетингови съобщения | Име, имейл и предпочитания | Съгласие — чл. 6, пар. 1, б. „а“ GDPR, или приложимо законово допустимо основание |
Когато обработването се основава на съгласие, можете да го оттеглите по всяко време. Оттеглянето не засяга законосъобразността на извършеното преди него обработване.
Предоставянето на данните, отбелязани като задължителни, е необходимо за създаване на профил, сключване или изпълнение на договор, издаване на документ или отговор на конкретно искане. Ако не ги предоставите, е възможно да не можем да предоставим съответната услуга.
6. На кого можем да предоставим лични данни?
Предоставяме данни само когато това е необходимо и при подходящи договорни и технически гаранции. Получатели могат да бъдат:
- доставчици на хостинг, облачна инфраструктура, архивиране, електронна поща, комуникации, сигурност и техническа поддръжка;
- доставчици на платежни, счетоводни, куриерски или други интегрирани услуги, избрани или активирани от клиента;
- доставчици на технологии за автоматично разпознаване и обработване на документи, когато се използва съответната функционалност;
- професионални консултанти, одитори и застрахователи при задължение за поверителност;
- компетентни държавни, съдебни или регулаторни органи, когато законът го изисква.
Не продаваме лични данни.
Предаване извън Европейското икономическо пространство
Стремим се данните да се обработват в Европейското икономическо пространство. Когато използвана от нас или активирана от клиента услуга налага предаване към държава извън ЕИП, прилагаме допустим механизъм по GDPR — например решение за адекватно ниво на защита, стандартни договорни клаузи на Европейската комисия и, когато е необходимо, допълнителни мерки.
7. Колко дълго съхраняваме данните?
Съхраняваме личните данни само докато са необходими за целта, за която са събрани, като отчитаме договорните отношения, нормативните срокове, сигурността, резервните копия и защитата при правни претенции.
- данните за профил и използване на услугата се пазят за срока на активния профил или договор и за необходимия ограничен период след прекратяването им;
- счетоводни, данъчни и платежни документи се пазят за сроковете, изисквани от приложимото законодателство;
- запитванията и кореспонденцията се пазят до приключване на случая и след това за срок, необходим за доказване на комуникацията и защита на права;
- техническите и защитните логове се пазят за ограничен период според риска и нуждите на сигурността;
- данните, обработвани от името на клиент, се връщат или изтриват съгласно неговите инструкции, договора и циклите за сигурно изчистване на резервните копия, освен ако закон изисква друго.
След изтичане на приложимия срок данните се изтриват, анонимизират или достъпът до тях се ограничава, освен ако по закон трябва да бъдат съхранени по-дълго.
8. Как защитаваме личните данни?
Прилагаме подходящи технически и организационни мерки според естеството на данните и риска, включително управление на достъпа и потребителските роли, автентикация, криптирани връзки, логване и наблюдение на събития, резервни копия, актуализации, ограничаване на достъпа според служебната необходимост и договорни задължения за поверителност.
Нито една система не може да гарантира абсолютна сигурност. При нарушение на сигурността действаме съгласно приложимите законови изисквания и уведомяваме компетентния надзорен орган и засегнатите лица, когато това се изисква.
10. Какви са Вашите права?
При условията на GDPR имате право:
- да получите информация и достъп до личните си данни, както и копие от тях;
- да поискате коригиране или допълване на неточни или непълни данни;
- да поискате изтриване на данните, когато са налице законовите предпоставки;
- да поискате ограничаване на обработването;
- да получите предоставените от Вас данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и, когато е приложимо, да поискате прехвърлянето им;
- да възразите срещу обработване, основано на легитимен интерес, включително срещу директен маркетинг;
- да оттеглите съгласието си по всяко време, когато обработването се основава на съгласие;
- да не бъдете обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, което поражда правни последици или Ви засяга в значителна степен, освен в предвидените от закона случаи;
- да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни или до компетентен съд.
За да защитим данните Ви, може да поискаме допълнителна информация за потвърждаване на самоличността и връзката Ви с конкретен профил. Отговаряме без ненужно забавяне и по правило до един месец, като при фактическа или правна сложност срокът може да бъде удължен съгласно GDPR.
11. Други важни условия
Автоматизирано вземане на решения
Не вземаме решения с правни или други съществено подобни последици за Вас единствено чрез автоматизирано обработване. Функционалности за автоматизация и разпознаване подпомагат обработката на документи, но клиентът контролира използването и проверката на резултатите.
Деца
Услугите на BillBG са предназначени за бизнес потребители и не са насочени към деца. Не събираме съзнателно данни на деца чрез публичния сайт. Ако смятате, че дете ни е предоставило лични данни без валидно основание, свържете се с нас.
Външни сайтове и интеграции
Услугите могат да съдържат връзки или интеграции с външни доставчици. Когато преминете към тях или самостоятелно активирате интеграция, техните условия и политики могат да се прилагат отделно.
Промени в политиката
Можем да актуализираме тази политика при промяна на услугите, технологиите или законовите изисквания. Публикуваме актуалната версия на тази страница и отбелязваме датата на последната промяна. При съществени промени ще предоставим допълнително уведомление по подходящ начин.
12. Контакт и право на жалба
За въпроси, искания или възражения относно личните Ви данни пишете на office@bill.bg или използвайте данните за контакт в раздел 2. Моля, опишете достатъчно ясно искането си, без да изпращате ненужни чувствителни данни.
Можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), включително когато смятате, че обработването нарушава GDPR или Закона за защита на личните данни. Повече информация за правата Ви е достъпна на официалната страница на КЗЛД.